Det pratas mycket om vilka AI-verktyg företag borde använda. Vi tycker att den viktigare frågan är vilka problem som borde lösas. Om ett arbetsmoment fungerar dåligt i dag blir det sällan bättre bara för att man lägger AI ovanpå det.
Effektivisering börjar med att förstå arbetsflödet, människorna och informationen. Tekniken kommer därefter.
Steg 1: hitta återkommande tidstjuvar
Be medarbetarna skriva ner arbetsuppgifter som tar onödigt lång tid, kräver upprepade manuella steg eller ofta leder till frågor. Det kan handla om att hitta rätt instruktion, sammanställa information från flera system eller förbereda en offert.
Prioritera moment som återkommer ofta, har tydliga regler och innebär hanterbara risker.
Steg 2: samla den kunskap som behövs
En AI-assistent blir inte pålitlig för att den kan formulera sig väl. Den behöver rätt underlag. Samla därför rutiner, checklistor, mallar och beslutsregler på ett ställe där det går att följa upp vem som ansvarar för innehållet.
Det är lika viktigt att markera när något är osäkert eller saknas. AI ska kunna hänvisa vidare i stället för att hitta på ett svar.
Steg 3: välj enklaste fungerande lösningen
En integration som flyttar ett godkänt värde mellan två system kan vara bättre än ett AI-flöde. Använd AI när uppgiften kräver exempelvis tolkning av fritext, klassificering eller sammanfattning. Låt vanliga regler och API:er göra det förutsägbara.
Steg 4: testa med tydliga mått
• Hur många minuter sparar arbetet per vecka?
• Blir informationen lättare att hitta?
• Hur ofta behöver resultatet rättas?
• Vilka steg kräver mänsklig kontroll?
• Använder medarbetarna lösningen efter den första entusiasmen?
Steg 5: förvalta och förbättra
Rutiner förändras, medarbetare byts ut och system uppdateras. Därför behöver kunskapsbasen och automationerna ha ansvariga och en process för löpande översyn.
På Wiklex kallar vi det AI Operations: att arbeta långsiktigt med kunskap, effektivisering och förbättring, som en extern AI-avdelning för företaget.
Läs mer om hur Wiklex kan hjälpa er:
AI Operations: https://www.wiklex.com/ai-operations
Nästa steg
Gör kunskapen användbar i din verksamhet.
Vi hjälper er att gå från idé till förbättrade arbetsprocesser som fungerar i vardagen.
Prata med oss