Din integritet är viktig. Här förklarar vi vilka personuppgifter Wiklex behandlar när du besöker vår webbplats, kontaktar oss, bokar ett möte eller använder våra tjänster.
1. Vem ansvarar för uppgifterna?
Wiklex AB (organisationsnummer 559331-4031), Varuvägen 9, 125 30 Älvsjö, Sverige, är personuppgiftsansvarigt för den behandling som beskrivs här.
Du kan kontakta oss på info@wiklex.com om du har frågor om behandlingen eller vill utöva dina rättigheter.
2. Vilka personuppgifter behandlar vi?
Lämna inte känsliga personuppgifter i våra öppna kontakt- eller bokningsformulär om det inte är nödvändigt och vi har kommit överens om en säker hantering.
- Kontaktförfrågningar: namn, e-postadress, eventuellt företag, telefonnummer, webbadress och innehållet i ditt meddelande.
- Mötesbokningar: namn, e-postadress, eventuellt telefonnummer, önskat datum och tid, valda samtalsämnen samt frivilliga anteckningar.
- Kund- och affärsrelationer: kontaktpersoner, arbetsrelaterade kontaktuppgifter, företagsuppgifter, offert- och avtalsinformation, projektkommunikation samt faktureringsuppgifter.
- Webbplats och säkerhet: IP-adress, teknisk information om enhet och webbläsare, tidpunkter för förfrågningar och andra uppgifter som kan förekomma i drift- och säkerhetsloggar.
- Kommunikation: uppgifter du lämnar när du kontaktar oss via e-post, telefon eller andra affärskanaler.
3. Varför använder vi uppgifterna och med vilket stöd?
- Svara på frågor, bedöma behov och lämna offerter. Rättslig grund: vårt berättigade intresse av att hantera affärsförfrågningar, eller åtgärder inför ett avtal när det är tillämpligt (artikel 6.1 f respektive b GDPR).
- Administrera mötesbokningar och skicka kalenderinbjudningar. Rättslig grund: berättigat intresse eller åtgärder inför avtal (artikel 6.1 f eller b).
- Leverera beställda tjänster, sköta kundrelationer och hantera support. Rättslig grund: avtal när den registrerade är avtalspart, annars berättigat intresse av att fullgöra affärsrelationen (artikel 6.1 b eller f).
- Sköta fakturering, bokföring och uppfylla lagkrav. Rättslig grund: rättslig förpliktelse (artikel 6.1 c), och i förekommande fall avtal.
- Skydda, felsöka och förbättra webbplatsens tekniska drift. Rättslig grund: berättigat intresse av en säker och fungerande tjänst (artikel 6.1 f).
- Följa upp relevanta affärskontakter eller informera om våra tjänster när det är tillåtet. Rättslig grund: berättigat intresse (artikel 6.1 f) eller samtycke där sådant krävs. Du kan alltid invända mot direktmarknadsföring.
4. Varifrån kommer informationen?
Vi får i första hand uppgifter direkt från dig eller den organisation du företräder. Vid affärskontakter kan vi även använda uppgifter som finns offentligt tillgängliga, exempelvis på företags webbplatser eller i yrkesnätverk, när vi har ett relevant och lagligt ändamål.
5. Vilka kan få tillgång till uppgifterna?
Endast personer som behöver uppgifterna för sitt arbete ska ha åtkomst. För att driva webbplatsen och hantera förfrågningar använder vi även externa tjänsteleverantörer, bland annat:
- Vercel, för hosting, leverans och teknisk drift av webbplatsen.
- Supabase, för lagring av kontaktförfrågningar och mötesbokningar.
- Twilio SendGrid, för e-postaviseringar om inkomna förfrågningar och bokningar.
- Google Calendar och Google Meet, när bokningar läggs in i kalendern och mötesinbjudningar skickas.
- Redovisnings- och andra nödvändiga tjänsteleverantörer när vi hanterar en kundrelation.
Vi lämnar också ut uppgifter om vi måste göra det enligt lag eller myndighetsbeslut. Vi säljer inte personuppgifter till annonsörer.
6. Behandling utanför EU och EES
Vissa leverantörer är internationella och personuppgifter kan därför behandlas eller göras tillgängliga utanför EU/EES. En sådan överföring får bara ske med ett giltigt stöd enligt GDPR, exempelvis ett adekvansbeslut eller EU-kommissionens standardavtalsklausuler med kompletterande skyddsåtgärder när det behövs.
Kontakta oss om du vill ha närmare information om överföringar och de skyddsåtgärder som gäller för en viss behandling.
7. Hur länge sparar vi uppgifterna?
- Kontaktförfrågningar och bokningar som inte leder till en kundrelation behåller vi bara så länge uppföljning behövs och gallrar normalt senast 24 månader efter den senaste relevanta kontakten.
- Uppgifter som hör till ett aktivt kunduppdrag sparas under uppdraget och därefter så länge de behövs för uppföljning, garantiåtaganden eller rättsliga anspråk.
- Räkenskapsinformation bevaras enligt bokföringsreglerna, normalt i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
- Tekniska loggar behålls under en begränsad period utifrån drift- och säkerhetsbehov samt berörda leverantörers lagringsrutiner.
När ett ändamål upphör och inget annat giltigt skäl finns raderar eller avidentifierar vi uppgifterna.
8. Dina rättigheter
Du kan begära information och tillgång till dina personuppgifter, få felaktiga uppgifter rättade och, när förutsättningarna är uppfyllda, begära radering, begränsning eller dataportabilitet. Du kan också invända mot behandling som bygger på berättigat intresse. Invändningar mot direktmarknadsföring respekteras alltid.
Om en behandling bygger på samtycke får du återkalla det när som helst utan att det påverkar tidigare laglig behandling. Vi besvarar normalt en begäran inom en månad och kan behöva kontrollera din identitet.
9. Säkerhet och automatiserade beslut
Vi vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder utifrån uppgifternas känslighet och riskerna med behandlingen. Ingen internetbaserad tjänst kan dock garantera absolut säkerhet.
Vi fattar inte beslut om webbplatsbesökare enbart genom automatiserad behandling som har rättsliga eller på liknande sätt betydande följder.
10. Personuppgifter i våra kunders egna tjänster
När vi utvecklar, driver eller stödjer kunders webbplatser, system och AI-lösningar kan vi behandla personuppgifter på kundens uppdrag. I sådana fall är kunden normalt personuppgiftsansvarig och Wiklex personuppgiftsbiträde. Det regleras i förekommande fall genom ett separat personuppgiftsbiträdesavtal och omfattas inte fullt ut av denna policy för Wiklex egen webbplats.
11. Frågor, klagomål och ändringar
Skriv till info@wiklex.com om du har frågor, vill utöva en rättighet eller har synpunkter på vår hantering. Du har också rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), www.imy.se.
Vi uppdaterar denna policy vid behov, exempelvis om våra tjänster eller behandlingar förändras. Datumet ovan visar när texten senast ändrades.